【重要】2020年7月度以降の初日受け付けについて

news2020年6月17日

平素よりウェスタ川越をご利用いただき誠にありがとうございます。
7月度以降の初日受け付けは、当面の間下記の方法で行いますので
ご了解のほどよろしくお願いいたします。

《7月度以降の初日受け付けについて》
会場での初日受け付けは行いません。
ご来館は不要です。

この方法は、当面の間継続します。

《初日受け付け実施方法》
指定の期間・時間帯にお電話にてお申し込みを受け付けます。
下記の電話番号までご連絡いただき、予約したい日時・施設のご希望をお知らせください。
施設予約専用 049-249-1182

《申し込み受け付け日時》
【通常月】
前月28日9:00~1日13:00迄
【特別月】
1月度初日受け付け期間|12月28日9:00~1月4日13:00まで
3月度初日受け付け期間|2月26日9:00~3月1日13:00まで

*時間厳守です。上記期間外のお申し込みは承りかねます。
*先着順の予約ではありません。
申し込み開始日は電話が大変混み合います。
 つながりにくくなることが予想されますので、
 日時をずらすなど、混雑緩和へのご協力をお願いいたします。

《ご希望重複時の抽選》
各月初日の13:00以降にスタッフにて代理抽選を行います。

《抽選の方法》
重複があった施設カテゴリごとに希望者全体の抽選(くじ引き)を行い、申請の順番を決めます。
順番が早い団体より、お電話でお申し込みいただきました内容に沿って日程、区分、施設を押さえます。
最初のご希望が叶わなかった場合に備え、
お電話では第2希望、第3希望などもお伺いいたしますのでご安心ください。

【施設カテゴリ】
下記のカテゴリごと、順番にて抽選を行います。
①多目的ホール全面利用 *1F 会議室同時利用含む
②多目的ホール部分利用
③1F 第1~第3会議室
④大ホール *リハーサル室同時利用含む
⑤リハーサル室(小ホール)
⑥2F市民活動生涯学習施設 及び 3F男女共同参画推進施設

《抽選結果の通知》
抽選結果は抽選終了から翌日19:00までにご連絡いたします。
*いずれの日程も、原則19時以降の電話連絡はいたしません。
お申し込みの際に結果通知のためのご連絡先をお伺いしますので
ご協力のほどよろしくお願いします。

《初日受け付けご参加にあたって》
ご参加希望の方は、下記に同意をいただきました上でお申し込みください。
・抽選結果の異議については承りかねます。
・抽選で確定した予約は本申請いただきます。
・結果通知後のお取り消しはキャンセル料対象となりますのでご注意ください。
・スタッフによる代理抽選は非公開に行いますが、公正を期するため、全工程を録画いたします。

《初日受け付け対象月》
多目的ホール全面利用|2年先の同月
多目的ホール部分利用|1年先の同月
大ホール|13か月先
リハーサル室(小ホール)|13か月先
2F市民活動・生涯学習施設、3F男女共同参画推進施設|6か月先

【例:2020年7月度初日受け付け対象月】
多目的ホール全面利用|2022年7月
多目的ホール部分利用|2021年7月
大ホール|2021年8月
リハーサル室(小ホール)|2021年8月
2F市民活動・生涯学習施設、3F男女共同参画推進施設|2021年1月

《対象月の空き状況》
空き状況の公開は申し込み開始日よりウェブサイトにて公開します。
下記URL「空き状況のお知らせ」からご覧いただくか、
お知らせページに公開するPDFデータをご確認ください。

https://yoyaku.shisetsu-congre.jp/westa_kawagoe/index.html

みなさまにはご不便をおかけしてしまい申し訳ありませんが、
新しい生活様式に沿った取り組みとして上記の方法にて実施いたします。
公正、公平な抽選の実施はもちろん、
ご参加のみなさまに不都合のないよう努めてまいりますので、
ご理解とご協力のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

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